TINJAUAN DALAM MENATA RUANGAN PERPUSTAKAAN
Oleh :
Rattahpinusa HH
I. Latar Belakang.
Tugas perpustakaan adalah mengumpulkan, mengolah dan menyebarluaskan informasi tercetak dan non cetak kepada pengguna. Perpustakaan sebagai pusat informasi dituntut selalu siap memberikan pelayanan kepada pengguna. Hal tersebut tercapai jika perpustakaan memiliki sarana berupa: gedung, peralatan, tenaga dan biaya yang memadai. Dalam konteks pelayanan prima maka perpustakaan mutlak memberikan kepuasan kepada penggunanya. Karena produk dari perpustakaan adalah jasa. Kepuasan pengguna merupakan hal yang abstrak namun dapat diukur melalui indikator pengukur kepuasan. Salah satu indikatornya adalah minimnya keluhan pengguna terhadap pelayanan perpustakaan.
Infrastruktur yang representatif, aman dan nyaman menjadi kriteria ideal bagi terciptanya kepuasan pengguna. Dapat dibayangkan betapa sulitnya menciptakan suasana yang nyaman untuk membaca jika ruangan perpustakaan memiliki tingkat pencahayaan yang kurang dan tingkat kelembapan yang tinggi serta penataan ruangan yang semrawut. Kondisi tersebut tidak menunjang pengguna dalam membangun konsentrasi membaca. Sebaliknya, apabila ruangan tertata secara rapi dan sistematis dengan pencahayaan dan kelembapan yang cukup sehingga pengguna merasa nyaman. Maka dengan sendirinya kepuasan tersebut tercipta. Untuk mewujudkan hal tersebut maka diperlukan tinjauan yang menelaah beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam menata ruangan perpustakaan.
II. Pembahasan
A. Prinsip Penataan Ruangan Perpustakaan.
Membangun konsentrasi membaca dipengaruhi oleh beberapa aspek baik internal maupun eksternal. Aspek eksternal seperti : ruangan yang nyaman dan suasana yang lengang dapat mempercepat proses terbangunnya konsentrasi membaca. Aspek tersebut terkait erat dengan kepiawaian pustakawan mengelola ruangan perpustakaan yang mencakup desain interior dan eksteriornya. Untuk mencapai tujuan tersebut maka perlu memperhatikan beberapa prinsip dasar penataan ruangan peprustakaan sebagai berikut :
1. Aspek Efisiensi :
Dalam mendesain interior dan eksterior ruangan perpustakaan maka pustakawan harus mempertinbangkan aspek efisiensi. Hal tersebut akan bermanfaat untuk menekan operasional perpustakaan di masa mendatang. Kita mahfum bahwa perpustakaan merupakan unit pelayanan yang bersifat non profit. Dan anggaran perpustakaan di beberapa organisasi mendapat porsi yang kecil. Sementara beban daya listrik untuk penerangan dan pendinginan menyedot anggaran yang signifikan. Padahal perpustakaan dituntut senantiasa menyisihkan anggarannya untuk pengadaan buku-buku baru.
Maka aspek efisiensi daya akan membantu perpustakaan dalam menekan biaya operasionalnya. Langkah efisensi daya adalah: memperbanyak jendela yang berfungsi mengatur sirkulasi udara sekaligus menambah sumber pencahayaan alami yang bersumber dari matahari. Keuntungan lain dari efisiensi daya dengan memanfaatkan sumber alami adalah lebih ramah lingkungan.
2. Aspek Fungsional :
Hendaknya perabotan yang digunakan dalam perpustakaan mempunyai fungsi menunjang kinerja pelayanan perpustakaan. Hindari barang-barang yang tidak terkait erat dengan kinerja perpustakaan karena akan menyita tempat. Dan disarankan memakai peralatan yang multifungsi seperti : komputer yang dapat digunakan sebagai alat adminstrasi pengelolaan perpustakaan sekaligus difungsikan sebagai sarana penelusuran elektronis. Dan printer yang memiliki fungsi printer, scanner, kopier dan fax.
3. Aspek Ekonomis :
Hendaknya dalam memilih perabotan perpustakaan mengacu pada aspek ekonomis yang merujuk pada kualitas, aksesbilitas dan perawatanya. Semisal dalam pembuatan rak buku. Secara kualitas bahan baku besi lebih kuat dari pada kayu jati. Namun jika perolehannya (aksesbilitas) dan perawatanya lebih ekonomis bahan baku dari kayu. Maka pilihan rak buku yang terbuat dari kayu merupakan pilihan yan tepat.
B. Standar penataan ruangan perpustakaan.
Standarisasi diperlukan pada berbagai aspek termasuk pelayanan perpustakaan. Hal ini penting untuk menjamin keseragaman mutu pelayanan perpustakaan. Ilmu perpustakaan memiliki standar minimal pada aspek tata ruang perpustakaan. Standarisasi dalam penataan ruangan perpustakaan mengacu pada Indian Standard Recommendation Relating to Primary element in The design of Library Building (1977) dalam Sulistyo Basuki (1991). Hal ini untuk menjamin ketersediaan ruang yang sesuai dengan standar minimal operasional perpustakaan. Dalam dokumen tersebut dinyatakan bahwa setidaknya perpustakaan memiliki minimal tiga ruangan yang terbagi atas:
1. Ruangan dokumen/bahan pustaka yang menampung 150 volume/m2.
2. Ruangan staf perpustakaan untuk kegiatan klasifikasi, katalog dan pengadaan memiliki luas minimal 9 m2. Sedangkan ruangan untuk staf administrasi/profesional; yang tidak bertugas dibidang jasa seluas 5 m2.
3. Ruangan pemakai memiliki luas rata-rata per-pembaca seluas 2,33 m2.
Dan sistem pengukuran yang digunakan dalam penataan ruangan perpustakaan menggunakan sistem modular. Sistem ini menjamin keakurasian tata letak ruang dan perabot karena ukuran ruangan, perabot dan perkakas berbentuk modul/perkalian 10 cm.

C. Langkah penataan ruangan perpustakaan.
1. Merencanakan sistem pelayanan yang akan dipakai.
Sistem pelayanan pada perpustakaan perlu direncanakan sejak awal. Hal ini akan berpengaruh pada jenis pelayanan dan desain tata letak perpustakaan. Adapun sistem pelayanan terdiri dari 2, yakni : terbuka dan tertutup. Yang membedakan kedua sistem tersebut adalah aksestabilitas. Maksudnya, sistem terbuka memungkin pengguna secara mandiri untuk menelusur informasi sekaligus menemukan buku yang diinginkannya dan pustakawan bertindak sebagai fasilitator saja. Berdasarkan pengamatan terhadap luas ruangan dan sumberdaya manusia maka seyogyanya perpustakaan Balai Penelitian Kehutanan Kupang (BPKK) menerapkan sistem terbuka. Keuntungan sistem ini adalah :
a. Pengguna leluasa mengakses, menelusur dan menemukan informasi sesuai kebutuhannya.
b. Tidak banyak memerlukan tenaga pustakawan untuk mengoperasikan sistem ini. Pustakawan dapat fokus melayani sirkulasi dan pengolahan pustaka.
c. Penataan ruang perpustakaan lebih fleksibel karena ruang baca, koleksi dan sirkulasi terintegrasi.
Namun keuntungan tersebut bukan berarti sistem ini tidak memiliki kelemahan. Satu aspek yang perlu diperhatikan adalah sistem keamanan. Peluang hilangnya koleksi relatif besar karena pengguna memiliki akses yang luas terhadap koleksi. Untuk mengantisipasi hal tersebut adalah memberlakukan one gate system, yaitu: arus keluar masuk pengguna hanya melalui satu pintu dengan pengawasan pustakawan.
2. Mengidentifikasi kebutuhan ruangan dan alat.
Kebutuhan Interior ruangan mempertimbangkan aspek :
a. Sirkulasi Udara.
Ruangan perpustakaan memerlukan sistem sirkulasi udara yang baik. Sirkulasi udara yang buruk menyebabkan tingkat kelembapan tinggi dan merangsang pertumbuhan jamur. Kupang (Nusa Tenggara Timur) yang beriklim semi arida rentan terhadap perubahan suhu yang ekstrim antara siang dan malam. Sehingga penggunaan Air Condationer (AC) diperlukan untuk menjaga kestabilan suhu ruangan.
b. Pencahayaan.
Membaca memerlukan pasokan cahaya yang memadai. Pencahayaan dapat diperoleh melalui 2 (dua) sumber, yaitu: alami (sinar matahari) dan elektrik (lampu). Sumber alami diperoleh dengan cara membuat jendela-jendela berukuran besar dengan menggunakan bahan tembus pandang. Sehingga sinar matahari mampu menjangkau keseluruh ruangan. Sedangkan sumber elektrik diperoleh melalui pemasangan lampu hemat energi pada titik tertentu. Lampu hemat energi memiliki keuntungan daya yang dikeluarkan kecil dan menghasilkan penerangan optimal.

Kebutuhan Peralatan
a. Alat penelusuran Informasi.
Pada sistem terbuka maka perlu keberadaaan alat penelusuran baik manual maupun elektonis. Seyogyanya alat penelusuran informasi memiliki criteria : mudah penggunaannya, murah biaya pengadaan dan perawatanya serta akurat hasil penelusurannya. Berdasar criteria tersebut maka alat penelusuran secara manual yang direkomendasikan adalah : catalog, abstrak dan indeks. Sedangkan elektronik menggunakan OPAC versi 1.5.
b. Papan petunjuk.
Keberadaan papan petunjuk diperlukan untuk memandu pengguna perpustakaan. Papan ini memuat informasi tentang jenis koleksi dan nomor kelasnya, jenis dan fungsi ruangan pada setiap bagian ruang perpustakaan. Papan petunjuk dapat dipasang pada sudut kanan atas pada rak dan/atau dipasang menggantung pada langit-langit ruangan.
c. Perabot perpustakaan.
Perabot perpustakaan berupa meja carrel, kursi, rak buku, berfungsi menunjang aktivitas membaca. Adapun criteria perabot perpustakaan adalah fungsional dan ergonomis. Sehingga keberadaan perabot perpustakaan tidak sekedar pemanis namun mempunyai fungsi serta dapat menciptakan penyamanan bagi penggunanya.
d. Alat keamanan
Yang dimaksud alat keamanan disini adalah peralatan yang mampu mencegah kecelakaan/kerusakan yang disebabkan human error maupun sebab lainnya. Potensi kerawanan yang terjadi di perpustakaan adalah kebakaran dan pencurian. Kebakaran bisa disebabkan arus singkat yang akan membakar koleksi buku-buku. Hal ini dapat dicegah dengan memasang double sekring dan alat pemadan kebakaran. Sedangkan pencurian dapat dicegah dengan memasang alat deteksi yang dipasang pada pintu masuk. Alat ini akan bekerja bila mendeteksi logam yang secara sengaja dipasang pada bagian-bagian tertentu di buku. Biasanya logam kecil berupa kawat pada buku akan diambil oleh pustakawan saat buku tersebut dipinjam secara prosedural. Penggunaan CCTV juga direkomendasikan untuk menekan kehilangan koleksi akibat lemahnya pengawasan pustakawan.
3. Mendesain ruangan dan tata letak peralatan.
Keterbatasan luas ruangan menyebabkan perpustakaan BPK Kupang memiliki tiga ruangan dengan luas minimal. Ketiga ruangan tersebut mengacu pada standar minimal Indian Standard Recommendation Relating to Primary element in The design of Library Building (1977). Demikian halnya perabot penunjang operasional perpustakaan yang berupa : meja resepsionis untuk pelayanan sirkulasi, catalog, seperangkat meja carret dan kursi, rak-rak buku dan koleksi. Ruangan perpustakaan didesain sedemikian rupa sehingga tercipta alur sebagai berikut :
a. Pengguna yang memasuki ruangan akan melapor dan mengisi buku tamu di meja resepsionis. Pengguna dapat sekaligus menelusur secara eletronis menggunakan OPACdi bawah bimbingan pustakawan. Setelah mendapat informasi keberadaaan buku maka pengguna akan langsung menuju ke ruang koleksi.
b. Deretan rak tersebut ditata berdasarkan nomor kelas terkecil sampai nomor terbesar dari kiri ke kanan. Adapun koleksi perpustakaan BPK Kupang terdiri atas 4 buah koleksi, yakni : Koleksi Referensi berupa : Kamus, Handbook, Abstrak dan Ensiklopedi yang terletak dekat meja Carrel; Koleksi Umun berupa : buku computer, hukum, sosial, murni, kehutanan yang tersimpan pada rak yang berjajar berurutan dari kiri ke kanan dekat meja sirkulasi, Koleksi Majalah dan Jurnal serta Koleksi Deposit yang berisi terbitan-terbitan khas BPK Kupang,
c. Setelah pengguna berhasil menemukan buku maka dia dapat membaca pada ruang baca yang terletak disebelah kanan dari pintu masuk. Sedangkan jika pengguna berniat meminjam buku tersebut maka dapat menghubungi pustakawan di meja sirkulasi.
Ketiga alur tersebut lebih mudah dipahami melalui gambar desain ruangan yang menjadi lampiran makalah ini.
III. Penutup.
Ruangan perpustakaan yang nyaman dan aman akan menunjang terciptanya konsentrasi baca. Berdasarkan perkembangan organisasi maka perpustakaan BPK Kupang harus merombak ulang ruangan perpustakaan untuk menyesuaikan perubahan tersebut. Dalam menata ulang ruangan perpustakaan BPK Kupang berdasarkan tiga prinsip dasar yakni : Efisien, Fungsional dan Ekonomis. Serta mengacu pada Indian Standard Recommendation Relating to Primary element in The design of Library Building. Dan makalah ini telah menguraikan langkah apa saja yang perlu dilakukan pada proses menata ulang ruangan perpustakaan. Adapun ide-ide desain ruangan perpustakaan BPK kupang disajikan dalam gambar (lampiran).

Daftar Pustaka
Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta. Gramedia, 1991